Vi ser allt fler fall av vilseledande eller avskräckande information i myndigheters autosvar, eller standardiserade svar, på förfrågningar enligt offentlighetsprincipen.
Automatiserade svar kan vara användbara: de är en ytterligare försäkran utöver vår gröna bock – att din förfrågan har tagits emot av myndigheten. Om de används väl kan de till exempel peka den som begär information mot allmänt efterfrågad information eller ge någon indikation på aktuella servicetider.
Men vissa myndigheter inkluderar text som kan orsaka oro eller förvirring för personer som gör förfrågningar. Låt oss ta en titt på tre av de vanligaste exemplen.
1. “Vänligen använd formuläret på vår egen hemsida”
Förfrågningar är giltiga oavsett hur de skickas till ett offentligt organ, så länge de:
- är skriftliga.
- tillhandahåller ett medel för korrespondens, e-post eller postadress, telefonnummer etc.
- beskriver den sökta informationen.
Vi föreslår att du följer upp genom att svara till myndigheten och be om en bekräftelse på att de kommer att behandla din begäran som de är skyldiga enligt lag.
2. “Vi kräver bekräftelse av din identitet”
Tryckfrihetsförordningen (TF) 2 kap. 18 § (1) lyder såhär: “En myndighet får inte på grund av att någon begär att få ta del av en allmän handling efterforska vem denne är eller vilket syfte han eller hon har med sin begäran i större utsträckning än vad som behövs för att myndigheten ska kunna pröva om det finns hinder mot att handlingen lämnas ut.”
Som exempel kan undantag vara om informationen som du begär ut är en handling som omfattas av sekretess som till exempel rör en persons hälsa.
Iomed bestämmelsen i TF är det möjligt att använda sig av en pseudonym. Handlingar.se tillåter även detta om man inte imiterar en annan person.
3. “Vi kan ta ut/vi kommer ta en avgift för den information som efterfrågas”
Många gånger bifogas verksamhetens beslut för avgifter för kopior av information. Om myndigheten vill ta en avgift, se till att du vet hur många sidor det kommer resultera i innan du accepterar att utdraget ska ske om du är orolig för prislappen. Det kan ge dig en möjlighet att justera den informationen du vill ha.
Där har vi det! De tre vanligaste autosvaren från myndigheter på Handlingar.se. Vi hoppas du som användare kan bruka den här informationen. Och om du arbetar på en myndighet kanske det kan ge inspiration för vad verksamheten kan uppmärksamma i autosvaren – så att de är både korrekta och användbara för dem som begär information.
(1) https://lagen.nu/1949:105#K2P18S1