Guide: Offentlig upphandling via Handlingar.se och offentlighetsprincipen

– Varför göms upphandlingsannonserna bakom betalväggar? Så här kan du begära ut dem!

Att begära ut grunderna för vad myndigheter handlat för våra skattekronor kan hjälpa dig och dina verksamheter att skapa en bättre framtid. Det kan också hjälpa dig granska vad myndigheterna har handlat för våra gemensamma skattepengar. Om myndigheter skulle öppna denna information proaktivt och självmant skulle det även hjälpa politiker och myndigheter att se till att de inte handlade för dyrt och minska risken för bedrägerier och bluffakturor. Det här är en guide till hur det går till och hur du kan begära ut information för att ta del av upphandlingar.

Under år 2019 annonserades 18 379 stycken upphandlingar och 68% av dessa gjordes av kommuner enligt Upphandlingsmyndigheten.(1) Handlingar relaterade till en upphandling kan ha skickats ut från en myndighet, till exempel annons om upphandlingen och kravspecifikation. Det kan ha kommit in anbud till myndigheten. Och till sist upprättas ett tilldelningsbeslut och avtal kan skrivas på tillsammans med vinnande aktör och myndighet. Dessa handlingar är möjliga att begära ut enligt offentlighetsprincipen 2 kap. Tryckfrihetsförordningen då det berör en skattefinansierad organisation.

Om anbud

Mellan att anbud skickas in till myndigheten för en annonserad upphandling tills tilldelningsbeslutet är publicerat så råder det absolut anbudssekretess. Efter tilldelningsbeslutet är det alltså möjligt att begära ut anbuden. Detta gäller även om upphandlingen har avbrutits men anbud har inkommit. En sekretessprövning av anbudet kommer göras av myndigheten och antingen ge dig beslut om att lämna ut handlingen i sin helhet, neka dig att få anbuden med hänvisning till sekretess eller ha maskat delar av anbudet.

Utöver anbud kan följande handlingar finnas upprättad eller vara inkommen hos en myndighet i en upphandlingsprocess. Här är en förklaring till begrepp:

Annons
Annonsen där anbudsgivare bjuds in att delta i upphandlingen samt krav på leverantören.

– Ansökningar 
De svar som anbudsgivare skickar in på annonsen.

Anbudsinbjudan
Upphandlingsunderlaget med krav på tjänsten eller varan.

Anbud
De anbud som anbudsgivare skickar in som svar på anbudsinbjudan.

Frågor och svar under processen beskriven ovan
De frågor som ställts av potentiella anbudsgivare och svar som kommit från den upphandlande parten.

– Tilldelningsbeslut med tillhörande upphandlingsrapport
Beslutet om vem som vinner samt skälen för detta.

Avtal med vinnande anbudsgivare
Avtalet som vinner upphandlingen och som sedan ligger till grund för tjänsterna, kostnaderna och utförandet som gäller under avtalets period. Detta gäller fram tills nästa upphandling eller fram tills att parterna avbryter i förtid.

Begär ut dessa underlag med Handlingar.se för dig och allmänheten att ta del av så kommer du och fler kunna dra nytta av det och du kan lära dig mer! Följ denna guide:

  1. Ta reda på vilken upphandling du vill veta mer om. Det kanske var en upphandling du lärde dig om i nyheterna, någon upphandlad funktion som t.ex. gräsklippning som du och andra upplever inte fungerar bra eller en kanske en upphandling du förlorade.
  2. Registrera dig på Handlingar.se
  3. Sök den myndighet som gjort en upphandling du vill ta del av här
  4. Klicka på myndigheten
  5. Klicka på “Gör en begäran”
  6. Formulera din begäran med hjälp av mallen. Ju färre delar av en upphandling du vill ha ut samtidigt desto större chans att det är gratis och digitalt sätt att ta del, t.ex. “Jag vill ta del av Annons (Annonsen där anbudsgivare bjuds in att delta i upphandlingen samt krav på leverantören) kring upphandlingen för X där leverantör Y gav vinnande anbud.”
  7. Betala eventuell kostnad.
  8. Ta emot handlingarna antingen digitalt via Handlingar.se, per post eller genom att besöka myndigheten och ta del av de begärda handlingarna på plats.

Om du begär ut underlag via Handlingar.se kommer du och fler kunna dra nytta av det och du kan lära dig mer! Vill du läsa guiden offline som PDF? Ladda ned här.

Är du som företag, förening, forskare eller journalist i behov av stöd kring förfrågning och utlämnande av information gällande upphandling? Handlingar.se erbjuder verksamheter en researchtjänst som gör hela arbetet åt dig – från fråga utifrån dina behov och till analys av svar. Läs mer här!

Vill du stödja vårt ideella arbete till att ta fram fler hjälpsamma guider? Kontakta oss här.

(1) Statistik om offentlig upphandling 2020, Upphandlingsmyndigheten, Konkurrensverket, 2020. https://www.upphandlingsmyndigheten.se/globalassets/dokument/publikationer/uhm_statistikrapport_2020.pdf

Guiden är skriven med inspiration av:

Upphandlingsmyndigheten: Offentlighet och sekretess https://www.upphandlingsmyndigheten.se/regler-och-lagstiftning/andra-regler-som-kan-bli-aktuella/offentlighet-och-sekretess/ 

Upphandlingsmyndigheten: Vad sekretessreglerna innebär https://www.upphandlingsmyndigheten.se/regler-och-lagstiftning/andra-regler-som-kan-bli-aktuella/offentlighet-och-sekretess/vad-sekretessreglerna-innebar/ 

Handlingar.se – Upphandling som TietoEvry vann https://handlingar.se/sv/request/upphandling_som_tietoevry_vann_a#incoming-2030 

Upphandlingsmyndigheten: Om du förlorade upphandlingen https://www.upphandlingsmyndigheten.se/gora-affarer-med-offentlig-sektor/om-du-forlorade-upphandlingen/